町内会や自治会に入っていると、回覧板を回すことがありますよね。
でも、自分の番になったときに回覧板がなかなか戻ってこないと、情報がきちんと共有されているか不安になることもあります。
回覧が遅れると、アンケートの締め切りや行事に間に合わなくなって困ることもありますよね。
わざと回覧板を止める人はいないと思いますが、忙しかったり忘れてしまったり、家庭の事情で後回しにすることもあるでしょう。
そんなとき、何もしないとさらに遅れが広がってしまうことがあります。
みんなが情報をスムーズに受け取れるように、最初から「早めに回してください」とお願いの文を添えるのが効果的です。
それでも回覧板が戻ってこないときはどうしたらよいのでしょうか？
また、そもそも遅れないように回覧板を早く回す方法はあるのでしょうか？
他の町内会で行っている工夫も一緒に紹介します。
回覧板を早く回してもらうためのお願い文の例
回覧板には大事な情報が書かれていることもあります。
早めにみんなに読んでもらわないと困ることが多いですよね。
また、回覧板が戻ってこなければ、誰が読んでいないのかもわからなくなります。
そんなことが起こらないように、「早めに回してください」とお願いする文を添えるのが大事です。
こうすることで、受け取った人が「すぐに回さなきゃ」と意識するようになります。
お願い文を書くときは、短くてわかりやすい文章にするのがポイントです。
回覧板は色々な年齢の人が読みます。
忙しい仕事の人や、家庭の事情で時間がない人もいるでしょう。
お願い文が長くて難しいと、それを読むだけで疲れてしまうかもしれません。
以下に、お願い文の例をいくつか紹介します。
期日を明記
〇年〇月〇日
回覧板回収のお願い
今回の回覧板は〇〇日までに全世帯に回したいです。
お忙しいところ申し訳ありませんが、できるだけ早めに皆さんの手に届くよう、ご協力をお願いいたします。
回す期限を明記
〇年〇月〇日
回覧板回収のお願いについて
回収期限：〇年〇月〇日
回覧板が届いてから、〇日以内に次の方に回していただけるよう、どうぞご協力をお願いします。
予定を明記
〇年〇月〇日
〇〇についてのお知らせ
〇〇〇〇（行事名など）が〇日に予定されています。
そのため、〇日までに班長の家へ回覧板を戻していただけるよう、お願い申し上げます。
お願いをすることでスムーズになることも
こうしたお願い文を添えることで、回覧板がよりスムーズに戻ってくる例も実際にあります。
さらに、「ご不明な点がございましたら〇〇まで」「期限内に対応が難しい場合は〇〇までご連絡ください」といった一文を文末に加えると、相手も無理をせずに対応しやすくなります。
また、回覧板の表紙に「〇日までにお願いします」と簡単に手書きでメモを添えると、より親しみやすく、内容を開かなくてもすぐに伝わるので効果的です。
さらに、毎回季節ごとの挨拶を書くのが面倒な方には、月ごとの挨拶文をまとめた記事もありますので、ぜひ参考にしてください。
回覧板を早く回してもらうコツ
急いで確認してもらいたい内容があるとき、どうすれば回覧板を早く回してもらえるのでしょうか？
まずは、「早めに回してほしい」という気持ちをしっかりと伝えることが大事です。
その上で、回覧板をスムーズに回してもらうためにできる工夫を少し紹介します。
期日を決めておく
回覧板をいつから回し始め、いつまでに回してほしいかという期日を設定すると、よりスムーズに回ることが多くなります。
特に仕事が忙しい家庭や、子どもがいる家庭では、後回しになりがちですが、期日が書いてあれば「早めにやっておこう」と思ってもらいやすくなります。
また、期日を目立たせるために、その部分に赤いアンダーラインを引くのも効果的です。
文頭に「至急」と書くのも、受け取った人に意識してもらう良い方法です。
押印欄に日付を記入してもらう
自治会や町内会によっては、回覧板に押印欄がない場合もあります。その場合は、押印のための表を作成しましょう。
もし既に押印欄がある場合は、その欄に日付も書いてもらうと良いです。
日付を記入することで、いつ回覧板を受け取ったのかがわかりやすくなり、受け取った人も「早く次に回さなきゃ」と意識しやすくなります。
押印欄には「〇/〇」の形式で日付を記入できるスペースを作り、わかりやすくすることがポイントです。
回覧する順番を工夫する
回覧板がどこで止まっているかがわかれば、順番を調整するのも一つの方法です。
すぐに回してくれそうなお宅や、日中家にいることが多いお宅を最初に設定し、どうしても遅れがちなお宅は後に回すとスムーズです。
ただし、順番を変える場合は、遠い家まで届ける負担が増えないようにバランスを考えることが大切です。
もし順番を変更する場合は、変更したことをしっかりと文書などで知らせておくと、混乱を防ぐことができます。
回覧板が戻らないときの対応策
いくら「早く回してください」とお願いしても、班長が努力しても、どうしても回覧板が戻らないこともあります。
そのようなときは、回覧板がどこで止まっているのかを確かめるため、最後に回す予定だったお宅から順番に確認してみましょう。
このときのポイントは、必ず最後に回るはずのお宅から順に尋ねることです。
「回覧板がまだ戻ってこなくて困っています」と丁寧に伝えることが大切です。
では、そもそも回覧板が戻ってこない状況を防ぐためには、どうしたら良いのでしょうか？
次に、そのための対策をいくつか紹介していきます。
回覧が止まりやすい家庭には別の方法で伝える
家庭の事情や仕事が忙しく、どうしても回覧板をすぐに回せないお宅もあります。
そのようなお宅がわかっている場合は、回覧板の内容を別の方法で伝えることを検討してみましょう。
例えば、回覧板のコピーを作って直接手渡しするなど、他の手段で情報を伝えれば、回覧が滞ることを防げます。
ただし、いきなり回覧板が回らなくなると驚かれることもあるので、事前に「別の方法でお知らせをお渡しします」と説明しておくと良いでしょう。
回覧板の数を増やして対応する
回覧板を回す家庭の数が多い場合には、回覧板を複数に分けて回すことが効果的です。
実際、大きな町内会などでは、回覧板を2つ以上に分けて回しているケースもあります。
回覧板が複数あれば、一度に多くの家庭に情報を届けることができ、全体として回覧の速度が上がります。
ただし、複数に分けて回す場合でも、回覧順の確認、押印や日付の記入、期日の設定といった対策も一緒に行うことが重要です。
掲示板や配布形式への変更を検討する
共働き家庭の増加などの影響で、最近では回覧板を使うことが減少している地域もあります。
では、回覧板を廃止した場合、お知らせはどのように伝えたら良いのでしょうか？
その代わりとして、町内の掲示板を設けて情報を掲示したり、プリントを各家庭に配布する形式にしている地域もあります。
また、今の時代にはメールやLINEなどの電子ツールを使って連絡を取る自治体も増えています。
ただし、高齢者の方が電子機器を使えるかどうか、全員が平等に情報を受け取れる環境にあるかをしっかりと確認する必要があります。
例えば、電子機器に対応できない家庭には紙で配布するなど、デジタルと紙の併用を行うのも良い方法です。
回覧板を廃止する際には、もちろんみんなの同意を得ることが欠かせません。
「今までの方法で問題なかったのに」「掲示板を見逃したらどうするの？」など、反対する意見が出ることもあります。
そのため、廃止を考える場合には、事前に十分な話し合いを行い、全員の理解と合意を得た上で行動することが大切です。
回覧板まとめ
班長など、回覧板を回す役割を担うと、思った以上に困ることが出てくるものです。
特に、イベントなど期日が決まっている情報については、早く伝える必要がありますし、回覧板が遅れて「誰も内容を知らない」という状況は避けたいですよね。
町内会や自治会には長い歴史があり、昔からのやり方がそのまま続いていることが多いです。
そのため、新しい方法に切り替えたり、個別に対応したりする際には、スムーズに進まないこともあるかもしれません。
しかし、今のライフスタイルに合わせて変化を取り入れている町内会や自治会が増えているのも事実です。
いろいろな方法がありますが、全員が納得し、全員にとって良い方法を見つけるのは簡単ではありません。
ただし、無理に責任を追及しすぎると、ご近所の人間関係にトラブルが起きる可能性もあります。
まずは、回覧板がスムーズに回るように、お願いの言葉を添えたり、小さな工夫を重ねることから始めてみましょう。
少しずつ改善することで、情報が確実に全員に伝わる仕組みを作っていきたいですね。